Secțiunea 7216: Ghid Practic pentru Conformitatea cu Secțiunea 7216: Ce Înseamnă pentru Firmele de Taxe și Clienți
Un ghid practic pentru navigarea regulilor de divulgare, consimțământul clientului și fluxurile de lucru de conformitate
Puncte cheie: * Consimțământul 7216 este necesar pentru divulgarea informațiilor contribuabilului dincolo de pregătirea de bază. * Consimțământul 7216 nu este necesar pentru externalizarea pregătirii declarațiilor fiscale interne. * SafeSend ajută la simplificarea procesului de consimțământ al clientului cu condiții de semnătură.
Conformitatea cu 7216 este un aspect cheie pentru firmele de taxe care doresc să valorifice serviciile de externalizare sau să aducă membri ai echipei din afara Statelor Unite. Iată ce trebuie să știți despre consimțământul 7216, când este necesar și de ce devine o practică standard pentru multe firme de taxe.
Când este necesar consimțământul 7216?
Conformitatea cu 7216 interzice profesioniștilor fiscali să divulge în mod conștient sau imprudent informațiile contribuabilului fără autorizare. În termeni simpli, aveți nevoie de consimțământul 7216 pentru următoarele:
* **Externalizare offshore**: Partajarea informațiilor clientului 1040 cu furnizori de servicii din afara Statelor Unite. * **Servicii de consultanță terță parte**: Divulgarea informațiilor contribuabilului pentru „determinări sau sfaturi substanțiale care afectează obligația fiscală”. Pregătirea standard a impozitelor nu atinge acest prag. * **Scopuri de non-pregătire**: Utilizarea informațiilor clientului pentru altceva decât pregătirea declarațiilor fiscale (de exemplu, materiale promoționale)
Nu aveți nevoie de consimțământ când:
* Utilizați un furnizor de externalizare în Statele Unite * Externalizați declarațiile fiscale ale companiei * Partajați informații între membrii propriei firme
Care sunt cerințele pentru conformitatea cu 7216?
Formularele dvs. de conformitate cu 7216 trebuie să includă:
* Numele contribuabilului * Numele celui care pregătește declarația fiscală * Numele destinatarului (furnizor de externalizare) * Scopul intenționat al divulgării * Informații fiscale specifice divulgate * Zona de semnătură și data
Durata consimțământului poate fi specificată de comun acord (valoarea implicită este de un an). Scrisorile de consimțământ pot include orice scriere suplimentară, atâta timp cât este inclus următorul limbaj:
„Legea federală impune ca acest formular de consimțământ să vă fie furnizat. Cu excepția cazului în care este autorizat de lege, nu putem divulga informațiile din declarația dvs. fiscală către terți în alte scopuri decât pregătirea și depunerea declarației dvs. fiscale fără consimțământul dvs. Dacă sunteți de acord cu divulgarea informațiilor din declarația dvs. fiscală, este posibil ca legea federală să nu vă protejeze informațiile din declarația fiscală de utilizare sau distribuire ulterioară. Nu sunteți obligat să completați acest formular pentru a ne angaja serviciile de pregătire a declarațiilor fiscale. Dacă obținem semnătura dvs. pe acest formular condiționând serviciile noastre de pregătire a declarațiilor fiscale de consimțământul dvs., consimțământul dvs. nu va fi valabil. Dacă sunteți de acord cu divulgarea informațiilor din declarația dvs. fiscală, consimțământul dvs. este valabil pentru perioada de timp pe care o specificați. Dacă nu specificați durata consimțământului dvs., consimțământul dvs. este valabil timp de un an de la data semnării.”
Cum să gestionați consimțământul clientului fiscal
Unele practici fiscale ezită să caute ajutorul de externalizare atât de necesar, de teamă că clienții lor s-ar putea simți inconfortabil să predea datele unei terțe părți. Cu toate acestea, clienții 1040SCANverify care externalizează offshore au primit aproape zero reacții negative. Iată câteva bune practici pe care firma dvs. le poate aplica atunci când discutați cu clienții despre conformitatea cu 7216:
* **Integrați cu scrisori de angajament**: Atașați formularul de consimțământ 7216 la scrisoarea dvs. de angajament. Acest lucru normalizează procesul ca practică de afaceri standard. * **Subliniați valoarea**: Fiți transparenți cu privire la modul în care externalizarea ajută firma dvs. să continue să ofere servicii fiscale rapide și de calitate la un preț corect. * **Furnizați documentație de securitate**: Abordați proactiv preocupările cu o foaie de rezumat care detaliază protocoalele de securitate pe care le urmează serviciul de externalizare. Majoritatea furnizorilor cu reputație ar trebui să aibă deja acest lucru la îndemână. * **Mențineți supravegherea**: Reamintiți clienților că firma dvs. supraveghează revizuirea finală a tuturor declarațiilor. Externalizarea crește eficiența fără a diminua standardele de calitate. * **Oferiți alternative**: Dacă clienții rămân inconfortabili, firma dvs. poate pregăti în cele din urmă declarațiile intern, dar rețineți că acest lucru poate duce la taxe mai mari din cauza resurselor interne crescute.
Cum SafeSend simplifică conformitatea cu 7216
Având un proces de semnătură 7216 fără probleme, este aproape imposibil fără instrumente de colaborare ușor de utilizat pentru client. De aceea, SafeSend ține cont de conformitatea cu 7216 cu cerințe de semnare electronică condiționate. Clienții SafeSend pot semna electronic orice document pe care firma dvs. le trimite fără a fi nevoie să încorporeze furnizori de semnături electronice terți. Puteți chiar configura condiții de semnătură care trebuie îndeplinite înainte ca clienții să poată continua. Asta înseamnă că semnăturile formularului 7216 pot fi marcate ca parte obligatorie a procesului dvs. de scrisoare de angajament - nu este nevoie să vă faceți griji că clienții îl omit.
Găsirea unui proces de conformitate cu 7216 care funcționează pentru dvs.
Conformitatea cu 7216 nu blochează operațiunile eficiente sau relațiile pozitive cu clienții. Atunci când este poziționată ca o practică standard care permite servicii rentabile, majoritatea clienților autorizează cu ușurință, cu ezitare minimă.
Succesul necesită:
* **Integrare**: Includere perfectă în scrisorile de angajament * **Transparență**: Explicație clară a beneficiilor externalizării * **Securitate**: Comunicare proactivă despre protecția datelor clienților * **Tehnologie**: Platforme precum SafeSend care automatizează fluxurile de lucru de semnătură
Urmând aceste practici, firma dvs. ar trebui să fie într-o poziție excelentă pentru a îmbrățișa externalizarea offshore fără a vă pune în pericol relațiile cu clienții. Pentru a vedea ce alte hack-uri tehnologice ar putea lipsi din procesele dvs. de colaborare cu clienții și de pregătire a impozitelor, consultați cartea noastră albă: „Acoperiți decalajul: Identificarea lacunelor din software-ul dvs. în acest sezon fiscal” pentru informații exclusive.