Agnostic sau exclusiv tehnologic? Cântărirea avantajelor și dezavantajelor
Fiecare lider de firmă s-a confruntat cu aceeași întrebare: veți folosi tehnologia clienților dvs. sau clienții vor folosi tehnologia dvs.? Indiferent dacă o firmă urmărește o strategie exclusiv tehnologică sau una agnostică tehnologic, alegerea va avea ramificații majore pe termen lung, deci este important să înțelegeți compromisurile.
Urmărirea unei strategii agnostice înseamnă că contabilul se va adapta la stiva tehnologică a clientului. Poate că firma preferă QuickBooks Online, dar clientul folosește Xero sau o altă platformă. În cadrul acestei strategii, profesionistul va lucra cu clientul indiferent, făcând tot ce trebuie făcut pentru a migra cu succes datele și pentru a se adapta la fluxuri de lucru diferite.
Kim Blascoe, director senior al serviciilor profesionale CAS pentru CPA.com, a spus că această abordare poate permite unei firme să acceseze un set larg de clienți într-o varietate de sectoare, deoarece implică întâlnirea cu clientul acolo unde se află.
"Cred că, dacă am aprofunda puțin mai mult, ne gândim la flexibilitatea centrată pe client, astfel încât ați putea fi potențial mai deschiși să lucrați cu o varietate de clienți și poate potențial în diferite industrii, deci cu siguranță, poate o piață mai largă atunci când vine vorba de atragerea potențială de noi clienți în afacerea dvs.", a spus ea.
Katherine Bunschoten, fondatorul Certum Solutions, cu sediul în Carolina de Nord, a subliniat aspectul centrat pe client ca fiind unul dintre punctele forte ale faptului de a fi o firmă agnostică software. În timp ce firma sa a început ca o practică doar QBO, clienții vechi ar întreba despre dorința de a încerca o nouă soluție sau de a aduce software-ul lor. Deși nu a intenționat să fie o firmă agnostică software la început, "Ne-am concentrat foarte mult pe ascultarea clienților noștri."
"Și ce înseamnă asta pentru mine? Înseamnă să mutăm accentul de la mine ca proprietar de firmă și mai mult spre a vedea prin ochii clientului meu, ce va funcționa pentru ei. ... Nu sunt producător, iar ceea ce funcționează cel mai bine pentru un client din producție sau un client din construcții ar putea să nu fie ceva cu care am lucrat istoric, dar pentru a satisface acea cerere și a fi cel mai bun furnizor de servicii pentru clientul meu, este ceva ce echipa mea trebuie să învețe", a spus ea.
În prezent, firma ei lucrează după ceea ce ea a numit un program "ambasador", în care membrii individuali ai personalului se antrenează pe diferite platforme, fie pentru că un client a întrebat despre asta, fie chiar pentru că membrul personalului era curios despre asta. De-a lungul timpului, acest lucru s-a dezvoltat într-un fel de ecosistem în care pot găsi cea mai bună potrivire software pentru nevoile specifice ale unui client.
"Dacă aș fi fost doar eu singură, probabil că nu aș fi putut să o fac la fel de ușor. Dar să știu cine sunt colegii tăi și care sunt punctele lor forte în cadrul firmei tale a fost cu siguranță un avantaj pentru noi", a spus ea.
Pat Camuso, șeful firmei de contabilitate Camuso CPA, axată pe active digitale, a făcut un punct similar, în sensul că, chiar și în spațiul cripto în sine, contabilii au literalmente zeci de soluții din care să aleagă înainte de a lua în considerare chiar și zecile de soluții care există pe partea de întreprindere. Nu există o abordare universală pentru clienți și, prin urmare, nu vrea să se limiteze la o singură soluție.
"Și chiar și până în ziua de azi, aș spune că nu există un singur software care să aibă o acoperire perfectă a datelor, o calitate și o completitudine perfectă și raportarea exactă pe care o doriți. Nu există o soluție perfectă", a spus el.
Un alt avantaj major pe care l-a citat a fost independența. El a spus că există o mulțime de firme care vor alege doar o singură platformă software de contabilitate cripto, apoi își vor direcționa toți clienții către ea ca o modalitate de a obține bonusuri de afiliere pentru recomandări, indiferent dacă acea platformă este cea mai bună potrivire pentru client. Fiind deschis la diferite platforme, el a spus că poate oferi clienților opțiuni, precum și liniștea sufletească că se gândește în termeni de succesul lor.
"Dacă i-aș pune orbește pe o singură [platformă] și nu i-aș trece prin întregul proces [de evaluare a diferitelor platforme], iar apoi află că primesc un comision de recomandare sau ceva de genul ăsta, vor fi de genul, 'Ce face tipul ăsta? Este lucrul potrivit pentru noi?' Dar adoptarea unei abordări transparente și posibilitatea reală de a le oferi prin acest peisaj fragmentat al furnizorilor de software este o valoare adăugată", a spus el.
Nu că nu ar exista niciun compromis. Atât Camuso, cât și Bunschoten au spus că această abordare este mai complexă, necesită mai mult antrenament și obligă firma să dezvolte fluxuri de lucru diferite pentru diferite platforme, ceea ce tinde să afecteze eficiența. Bunschoten a adăugat că există un timp limitat disponibil pentru a învăța platforme noi, ceea ce afectează și recrutarea, deoarece poate fi dificil să găsești oameni cu anii de experiență necesari pentru a fi ambasador chiar de la început. Ea a menționat, de asemenea, că fiecare dintre aceste platforme trebuie, în general, să fie întreținută, ceea ce afectează capacitatea.
"În loc să jonglăm cu o singură platformă software și cu lansările de întreținere și cu aspectul IT ... acum trebuie să coordonăm mai multe variabile atunci când avem de-a face cu acele situații IT. Deci există un element de complexitate în el", a spus ea.
Camuso a adăugat că este nevoie de timp și efort pentru a dezvolta diferite proceduri standard de operare, mai ales având în vedere complexitatea contabilității cripto, ceea ce înseamnă și comutarea între fluxurile de lucru și monitorizarea atentă a implementării lor pentru a se asigura că nimic nu merge prost. Dar, în același timp, el a spus că le-a permis să înțeleagă multe platforme diferite și să dezvolte proceduri standard pentru ingestia, normalizarea, reconcilierea și clasificarea datelor în mod corespunzător folosind metodologii standardizate de due diligence "indiferent de software."
"Asta adaugă complexitate ... [deși] cred că funcționează în avantajul nostru acum și ne pune cu siguranță într-o poziție mai puternică. Dar există această problemă", a spus el.
Exclusivitatea tehnologică
A fi o firmă exclusiv tehnologică înseamnă a cere ca clienții să se adapteze la stiva tehnologică a firmei sau să fie deja pe ea ei înșiși - iar dacă obiectează prea tare pe acest punct, firma va spune calm că nu sunt o potrivire bună unul pentru celălalt și îi va trimite la un coleg. Deși este încă o minoritate, numărul firmelor care urmăresc această strategie crește rapid, 36% dintre firme standardizându-și complet stivele tehnologice atât la personal, cât și la clienți.
Blascoe de la CPA.com a spus că acest număr este în creștere, deoarece oamenii au descoperit că o stivă tehnologică standardizată poate duce la procese mai eficiente, costuri de antrenament mai mici, automatizări mai ușoare și mai puține erori de date. Ea a mai spus că, deoarece firma are de-a face cu un singur furnizor, urmărirea unei strategii exclusiv tehnologice poate duce la relații mai bune cu furnizorii, deschizând ușa reducerilor, accesului beta și altor stimulente.
"Dintr-o perspectivă a standardizării, a putea construi procese, rapoarte, formate și fluxuri de lucru consistente pentru mai mulți clienți este cu siguranță un avantaj atunci când lucrați pe aceeași stivă tehnologică. ... În ceea ce privește aspectul eficienței, aveți mai puțin timp pentru a învăța mai multe platforme, ceea ce o face mai scalabilă, mai ușor de antrenat personalul, mai ușor de automatizat fluxurile de lucru, de a construi procese repetabile și chiar de a vă oferi potențial mai puține erori de date", a spus ea.
Dawn Brolin, liderul Power Accounting, cu sediul în Connecticut, și consilier în tehnologia contabilă, știe bine acest lucru. Când și-a început firma, ea a spus că este deschisă oricărui client de pe orice platformă, deoarece, sincer, avea nevoie de bani. În timp, însă, dezavantajele acestei abordări au început să apese asupra ei și și-a dat seama că cel mai bun serviciu pentru clienți este oferit prin software-ul pe care îl cunoștea cel mai bine, care în cazul ei era QuickBooks Online. Reducerea concentrației de la zeci de platforme diferite la una pe care o cunoștea de sus până jos a dus la mai puțin stres și mai mulți bani.
"De-a lungul multor, mulți ani, mi-am dat seama că cu cât am reușit mai repede să mă concentrez pe utilizarea tehnologiei la care eram cu adevărat bună și să nu mai încerc să mulțumesc pe toată lumea, cu atât am devenit mai eficienți, am devenit mai productivi, am devenit mai profitabili, deoarece eram pur și simplu foarte buni la instrumentele pe care le folosim. Așa că am întrebat: 'Stai puțin, de ce mai folosim și alte instrumente când ceea ce folosim funcționează?' Acolo s-au schimbat multe lucruri pentru noi", a spus ea.
Cu o singură platformă de învățat, antrenamentul devine mult mai ușor de gestionat, deoarece oamenii nu trebuie să "învețe 80 de lucruri diferite, spre deosebire de stiva tehnologică cu care sunteți familiarizat." Trebuie doar să învețe un singur lucru: QuickBooks. Da, nu sunt la fel de mulți clienți noi, dar acest lucru nu este la fel de important pe cât s-ar crede, deoarece Brolin a spus că este capabilă să obțină mult mai multă valoare de la cei pe care îi are deja.
"Decizia noastră împreună ca echipă, ca o mică echipă, este că nu vrem să fim o firmă care crește și are 500 de clienți. Avem aproximativ 200 chiar acum între companii și persoane fizice pentru care facem taxe și, din această cauză, munca noastră este atât de sub control, suntem OK să nu creștem echipa. Acolo unde suntem este locul unde vom rămâne", a spus ea, menționând că această decizie a venit, de asemenea, cu alegerea de a renunța la facturarea pe ore și de a trece la abonament sau, pentru nevoi unice, la prețuri bazate pe rezultate.
Keila Hill-Trawick, fondator și CEO al Little Fish Accounting, cu sediul în Washington, D.C., a raportat o experiență similară. Când a început, a fost dispusă să lucreze atât cu QuickBooks, cât și cu Xero, dar, pe măsură ce a trecut timpul, și-a dat seama că firma ei mică nu avea timp să țină pasul cu toate modificările și actualizările a două platforme majore simultan. Au decis că se vor concentra pe QuickBooks. În timp ce la început se așteptau să se extindă înapoi, noile soluții pe care le-au implementat înainte de asta trebuiau să se integreze cu ceea ce foloseau acum. În cele din urmă, orice foloseau trebuia să se poată conecta cu QuickBooks oricum, așa că au decis să rămână o firmă exclusiv tehnologică.
"Așteptarea mea este că vom crește până la punctul în care poate vom avea pe cineva care era expert în Xero și pe cineva care era expert în QuickBooks. Ceea ce am constatat, totuși, pe măsură ce am început să integrăm mai multă tehnologie la Little Fish, este că acele integrări au început să conteze. Și așa că acum tot ceea ce folosim vorbește și cu QuickBooks. ... Atât de multe software-uri care vorbesc cu QuickBooks necesită o anumită configurare, încât s-a simțit mai ușor să simplificăm în acest fel decât să ne expunem la tehnologie suplimentară pe care trebuia să o învățăm și să o urmărim", a spus ea.
Nu numai că antrenamentul este mai ușor, ci și integrarea clienților este mult mai rapidă, deoarece totul se concentrează în jurul unei singure platforme. "Deoarece totul este simplificat și pentru că avem instrumente care trag dintr-un singur sistem, este foarte ușor să îi configurăm în celelalte sisteme ale noastre, să le analizăm informațiile pentru a vedea dacă se potrivesc bine pentru noi și apoi să curățăm informațiile, deoarece merge întotdeauna exact la fel ... deoarece echipa mea este pe QuickBooks, este foarte simplu să aduci oameni", a spus ea.
La fel ca Brolin, ea a recunoscut că acest lucru a dus la o restrângere a bazei sale de clienți, dar acest lucru nu a fost deosebit de tulburător, deoarece Hill-Trawick nu a fost niciodată la fel de interesată de volumul pur. Ea a preferat întotdeauna un număr mai mic de clienți cu valoare mai mare. Un dezavantaj pe care l-a menționat, totuși, a fost blocarea furnizorului: Când sunteți exclusiv pe o singură platformă, sunteți, în general, la mila oricărei companii se află în spatele platformei.
"Deci, atunci când QuickBooks își mărește prețurile sau își schimbă formatul sau face ceva ce nu-mi place, este o revizuire uriașă pentru noi să luăm o decizie, deoarece ar trebui să fie practic totul sau nimic. Nu cred că am putea introduce pe jumătate unii dintre clienții noștri în acest alt sistem și să-i păstrăm pe unii dintre ei aici. Și așa că înseamnă o afacere uriașă dacă și când decidem să schimbăm", a spus ea.
Spectrul
Faptul de a fi agnostic sau exclusiv tehnologic nu este o dihotomie strictă, și astfel, chiar dacă o firmă se apleacă într-o direcție sau alta, nu trebuie neapărat să meargă 100% în acea direcție. O firmă agnostică din punct de vedere tehnologic ar putea avea totuși platforme preferate, în timp ce o firmă exclusiv tehnologică ar putea avea domenii de flexibilitate. Camuso, de exemplu, cere clienților să folosească ShareFile din motive de securitate cibernetică, deoarece "nu vom avea o politică de a da clic pe orice link de partajare și de a crea un risc de securitate." Dimpotrivă, în timp ce firma Brolin insistă ca clientul să fie pe același software GL, ei sunt mai flexibili în ceea ce privește lucruri precum soluțiile de plată, menționând că nu fac plată de facturi sau servicii AP, deci nu contează cu adevărat ce folosește clientul.
Blascoe a spus că a văzut, de asemenea, firme exclusiv tehnologice făcând concesii pentru taxe suplimentare, uneori pe loc și alteori ca politică oficială. "Ne-am uita la faptul de a merge agnostic din punct de vedere tehnologic cu acest anumit client, dar trebuie să plătiți pentru asta. Așa că o vom face, dar cu siguranță va exista o taxă premium care vine odată cu asta. Și vedem firmele uneori să o facă și în modelul pe niveluri. Așa că vor spune Nivelul unu și Nivelul doi, aceasta este stiva noastră tehnologică, știți, acestea sunt exact serviciile pe care le vom oferi în aceste diferite niveluri. Și apoi ajungeți la Nivelul trei, și poate că acesta este un nivel personalizat, iar prețul pentru asta este semnificativ diferit de modelul dvs. mai standard pe care îl utilizați cu stiva dvs. tehnologică", a spus ea.
Blascoe a fost de acord că circumstanțele și contextele specifice, precum și viziunea și obiectivele pe termen lung, vor afecta ce model funcționează cel mai bine pentru o firmă. De exemplu, dacă este important să se scaleze rapid și să se integreze mulți clienți noi, ar putea fi mai bine să se urmeze un model exclusiv tehnologic, mai ales dacă serviciile oferite sunt mai tranzacționale; dacă prioritatea, în schimb, este mai axată pe furnizarea de informații bazate pe date pentru clienții de consultanță, iar firma colectează informații direct din propriul sistem al clientului, atunci o abordare agnostică tehnologic ar putea fi mai adecvată.
Cu toate acestea, pe baza a ceea ce a observat CPA.com de-a lungul anilor, ea a spus că firmele au tendința de a fi mai exclusiv tehnologice decât agnostice. "Cred cu siguranță că tendința este de a merge spre exclusivitate, deoarece toate practicile încearcă să-și dea seama cum pot scala mai repede și să-și construiască echipele mai repede ... există o mulțime de avantaje pentru tehnologia exclusivă. Cred că singurul moment în care probabil nu rămâneți în acel concept este dacă aveți cu adevărat un business de tip CFO de nivel înalt cu informații și nu sunteți axat pe back end", a spus ea.
Aceasta este ultima parte a seriei noastre despre Gestionarea tehnologiei firmei dvs. Puteți găsi celelalte părți conectate aici și aici.