Un interviu despre integrarea UltraTax CS și gestionarea fluxului de lucru cu Christie Johnston, Director de Management al Produsului, Thomson Reuters.
Puncte cheie:
* Lucrul cu soluții neintegrate poate duce la blocaje în fluxul de lucru și la o infrastructură tehnologică complexă. * Creșterea complexității impozitelor a făcut ca standardizarea fluxului de lucru să fie mai importantă ca niciodată. * UltraTax CS este deosebit de priceput în abordarea declarațiilor complexe an de an.
Sezonul fiscal a trecut, ceea ce înseamnă că acum este momentul perfect pentru ca firmele să reflecteze asupra a ceea ce a funcționat, a ceea ce a consumat timp și a locurilor unde tehnologia poate elimina lacunele. Am stat de vorbă cu Christie Johnston, Director de Management al Produsului la Thomson Reuters, pentru a obține părerea ei despre complexitatea conformității, infrastructurile tehnologice deconectate și modul în care integrarea și funcționalitatea UltraTax CS duc fluxurile de lucru fiscale la nivelul următor.
Cerințele de conformitate se schimbă mereu. Ce rol joacă software-ul în a ajuta firmele să țină pasul?
"Există întotdeauna schimbări în legislația fiscală. În unii ani sunt mai mari decât în alții, ca anul trecut cu Legea cea Mare și Frumoasă... Dar pentru a menține procesele coerente în fluxul de lucru fiscal, este mai important ca niciodată să aveți automatizarea potrivită end-to-end, astfel încât, atunci când apar aceste complexități, să aveți piesele potrivite în loc. Nu numai să puteți obține răspunsurile corecte și să aveți încredere în sistem, ci și să aveți un proces care să vă ajute să găsiți greșeli, să găsiți informații lipsă... și să vă asigurați că aveți nivelul de acuratețe pe care clienții dumneavoastră îl merită."
Multe firme se bazează pe multiple soluții punctuale de la diferiți furnizori. Cât de mult credeți că le costă de fapt o infrastructură tehnologică deconectată?
"Există mulți pași și clicuri prin care trebuie să treceți. Deschidere și închidere, descărcare și încărcare de date între toate aceste puncte de contact... introduce o mulțime de căi pentru erori. Vreți să vă asigurați că vă uitați la întregul proces de la un capăt la altul. Vreți instrumente care să se conecteze... cu software-ul dumneavoastră fiscal principal, astfel încât datele să circule automat de la un sistem la altul."
Christie subliniază, de asemenea, încrederea în date ca un factor pe care firmele îl subestimează adesea: "Firmele de contabilitate se ocupă cu cele mai sensibile date. Vreți să fiți cu un partener în care puteți avea încredere – care are multă experiență cu securitatea.... Și aici excelează cu adevărat Thomson Reuters."
Cum arată integrarea UltraTax CS în comparație cu alte infrastructuri tehnologice?
"Ne-am concentrat pe fluxul de lucru fiscal end-to-end cu suita noastră de automatizare fiscală. UltraTax CS este în centrul tuturor, cu datele dumneavoastră fiscale an de an... Pentru colectarea documentației, avem SafeSend Gather AI, care trimite aceste organizatoare clienților și liste de cereri de documente clienților. De asemenea, utilizăm SurePrep 1040SCAN... care scanează și extrage date fiscale din documente sursă și minimizează cantitatea de introducere de date pe care echipa dumneavoastră trebuie să o facă efectiv. Știți, angajați preparatori fiscali cu adevărat calificați. Nu vreți ca ei să stea doar acolo și să-și petreacă timpul luând date dintr-un formular și introducându-le în software."
Integrarea se extinde până la livrarea securizată și depunerea electronică: "SafeSend are, de asemenea, capacitatea de a trimite semnături electronice împreună cu declarația de impozit într-o experiență super simplă pentru client... Am constatat în timpul sezonului fiscal că clienții care folosesc semnătura noastră electronică automată o fac în weekend, iar apoi acea depunere electronică este trimisă înainte chiar să ajungeți la birou luni. Asta înseamnă bani în buzunarul lor puțin mai repede."
Gestionarea schimbării este adesea ceea ce împiedică firmele să schimbe software-ul, chiar și atunci când știu că ar trebui. Ce sfat aveți?
"Începe cu adevărat cu luarea acelei decizii la sfârșitul sezonului fiscal, deci [trimestrul al doilea] este un moment excelent. Întrebați-vă cum a mers cu adevărat sezonul? Unde au fost punctele slabe în fluxul dumneavoastră de lucru fiscal? Care sunt lucrurile care au consumat cel mai mult timp în pregătirea taxelor?"
De asemenea, ea încurajează firmele să se gândească dincolo de sezonul actual: "Începeți să vă gândiți la baza dumneavoastră de clienți – cum puteți gestiona complexitatea de care aveți nevoie pentru clienții dumneavoastră? Cum vreți să creșteți? Ce tipuri de clienți doriți și software-ul dumneavoastră va continua să susțină acest lucru?"
Și despre construirea acceptării interne: "Trebuie să aveți echipa dumneavoastră implicată, așa că este posibil să doriți să aveți un număr mic de persoane cheie implicate în proces. Veți dori să vă angajați la o decizie înainte de termenul limită de prelungire, astfel încât să puteți lucra la declarații înainte de începerea sezonului fiscal următor. În acest fel, personalul dumneavoastră se va familiariza cu noul software fiscal înainte ca sezonul aglomerat să înceapă pe deplin."
Există caracteristici în UltraTax CS care credeți că merită mai multă atenție?
"O zonă care merită cu adevărat mai multă atenție este modul în care UltraTax CS gestionează complexitatea fiscală an de an, în special pentru firmele care se ocupă cu declarații multi-statale, multi-entitate și cu complexitate ridicată. UltraTax strălucește cu adevărat când vine vorba de urmărirea elementelor complexe, cum ar fi alocările multi-statale, reportările și pierderile de exploatare an de an. Aceste valori nu sunt statice – urmăriți ce a fost folosit, ce rămâne și modul în care aceste numere se schimbă anual. În multe firme, această muncă încă trăiește în foi de calcul, dar UltraTax urmărește și rulează automat acele informații."
De asemenea, ea indică amortizarea și activele fixe ca o altă zonă în care UltraTax CS elimină în liniște efortul manual: "UltraTax are o capacitate de amortizare cu adevărat robustă, construită direct în produs. Puteți vedea tratamentele fiscale, contabile și de stat într-un singur loc și urmărește acele informații an de an, astfel încât să ruleze mai departe pe măsură ce treceți de la un an fiscal la altul."
Christie adaugă că complexitatea nu se oprește la o singură declarație – și UltraTax CS este conceput pentru a face față acestei realități: "Când lucrați cu parteneriate, K-1 sau declarații conexe – cum ar fi mutarea datelor dintr-o declarație de afaceri în declarații individuale – acele informații circulă automat în UltraTax. Nu trebuie să reintroduceți sau să reconciliați manual datele între declarații, ceea ce economisește timp și reduce riscul de erori."
Firul comun din aceste caracteristici... Reducerea muncii manuale necesare de obicei pentru a gestiona scenarii fiscale complexe: "Acestea sunt genurile de complexități pe care firmele le gestionează adesea în afara software-ului lor fiscal. UltraTax le aduce în sistem, astfel încât preparatorii să poată petrece mai puțin timp urmărind numere și mai mult timp concentrându-se pe munca fiscală reală și pe clienții lor."
Sunteți gata să vedeți cum poate funcționa integrarea UltraTax CS pentru firma dumneavoastră? Vizitați pagina noastră de produse pentru demonstrații video, mărturii și detalii despre integrarea UltraTax CS. Și când sunteți gata, puteți programa o demonstrație gratuită, fără obligații, pentru a vedea cum UltraTax CS poate rezolva provocările cu care s-a confruntat firma dumneavoastră în acest sezon – și vă poate pregăti pentru unul mai ușor anul viitor.