Reduceți munca manuală, eliminați obstacolele din fluxul de lucru și recuperați orele pierdute cu pregătirea declarațiilor fiscale bazată pe tehnologie.
**Puncte cheie:**
* Automatizarea introducerii datelor și verificarea OCR pot reduce timpul de pregătire cu 50-75% și pot elimina majoritatea verificărilor manuale. * Utilizarea indexării bazate pe inteligență artificială și a reconcilierii K-1 ajută la standardizarea documentelor de lucru și la accelerarea declarațiilor complexe. * Colectarea centralizată a documentelor cu solicitări, mementouri și urmărire automatizate îmbunătățește implicarea clienților.
Industria fiscală și contabilă are o reputație de volume mari de muncă, iar adesea cei care pregătesc declarațiile ajung să suporte greul acestei sarcini. Dar, pe măsură ce personalul devine din ce în ce mai greu de găsit, nu mai este fezabil ca practicile fiscale să continue cu procesele lor manuale.
Dacă încă introduceți manual datele din W-2 și 1099, lucrați mai mult decât este necesar. Software-ul potrivit de automatizare a pregătirii declarațiilor fiscale vă poate reduce timpul de introducere a datelor cu mai mult de jumătate. Aceste patru strategii vă vor arăta exact cum.
**Treci la ↓**
* Hack 1: Lasă OCR să se ocupe de introducerea datelor - și ai încredere că face treaba * Hack 2: Nu mai organizați manual documentele de lucru * Hack 3: Automatizați colectarea documentelor * Hack 4: Automatizați reconcilierea K-1 * Ce fel de firme folosesc software de automatizare a pregătirii declarațiilor fiscale?
**Hack 1: Lasă OCR să se ocupe de introducerea datelor - și ai încredere că face treaba**
Introducerea manuală a datelor este etapa cea mai consumatoare de timp a pregătirii declarațiilor fiscale, totuși multe firme de impozite încă dedică ore nesfârșite în timpul sezonului aglomerat pentru a introduce manual informațiile despre clienți. Fie că sunt îngrijorați de acuratețea software-ului sau de rentabilitatea investiției impactului său, ambele preocupări sunt depășite. Iată de ce:
* **Descoperiri recente în recunoașterea documentelor**
Software-ul modern de automatizare a pregătirii declarațiilor fiscale gestionează mult mai mult decât declarațiile salariale de bază. Soluțiile avansate pot procesa sute de tipuri diferite de formulare, declarații de brokeraj, scrisori de donator, K-1 de stat și zeci de alte tipuri de documente care anterior necesitau introducere manuală. Chiar și câmpurile minore ale documentelor, cum ar fi dobânzile marginale, taxele de investiții și veniturile din străinătate, pot fi extrase și completate direct în software-ul dvs. de impozite, economisind preparatorilor timp și efort semnificative.
* **Ce face ca verificarea automată să fie diferită**
Unele software-uri de automatizare a pregătirii declarațiilor fiscale elimină mai mult decât doar introducerea datelor. OCR-ul tradițional necesită încă verificarea umană a tot ceea ce capturează, ceea ce vă limitează considerabil economiile de timp. Dar instrumente precum 1040SCAN de la Thomson Reuters folosesc inteligența artificială și tehnologia de potrivire a straturilor de text pentru a verifica automat datele extrase din PDF-urile native. Software-ul:
* Compară extracția OCR cu stratul de text original al PDF-ului * Prinde automat discrepanțele * Semnalează doar elementele care au nevoie cu adevărat de atenția dvs. * Elimină verificarea umană pentru până la 65% din documentele standard
Cu introducerea și verificarea datelor reduse semnificativ, preparatorii dvs. se pot concentra pe munca care necesită un judecat profesional autentic.
„Cu 1040SCAN PRO, aș spune că am economisit cu ușurință 50 până la 75% din timpul meu.”
Susan Shusko Shusko Associates, LLP
**Hack 2: Nu mai organizați manual documentele de lucru**
Dacă preparatorii dvs. încă indexează manual dosarele documentelor de lucru, au mai puțin timp și energie pentru a documenta acele documente de lucru într-un mod care facilitează o revizuire lină. Din fericire, software-ul de automatizare a pregătirii declarațiilor fiscale poate indexa și organiza documentele automat, urmând standarde profesionale ale documentelor de lucru care oglindesc fluxul declarației fiscale.
Unele software-uri de documente de lucru bazate pe inteligență artificială pot chiar auto-indexa documentele non-standard, referindu-se la modul în care elementele similare au fost gestionate în anii anteriori. Sistemul învață modelele de indexare ale firmei dvs. și le aplică noilor declarații - astfel încât preparatorii deschid un dosar care este deja organizat, semnalat și gata de revizuire.
Avantajul este cel mai clar pe declarațiile complexe. Când lucrați prin mai multe K-1, declarații de investiții și programe de susținere, o structură standardizată permite personalului dvs. superior să treacă direct la revizuirea de fond. Nu își petrec timpul facturabil reconstruind sistemul dvs. de depunere sau căutând documente. Totul este trimis și consistent în întreaga dvs. practică.
**Hack 3: Automatizați colectarea documentelor**
Alergarea după clienți pentru documentele sursă este una dintre cele mai mari pierderi de timp în timpul sezonului aglomerat - și cea mai mare parte este evitabilă. În loc să oferiți clienților portaluri depășite sau o gamă împrăștiată de soluții punctuale, căutați o platformă sigură, all-in-one pentru scrisori de angajament, semnături electronice, colectarea documentelor, facturare, livrare și comunicare.
**Cum Next Gen Gather AI elimină gestionarea manuală a documentelor**
Next Gen Gather AI de la SafeSend elimină complet sarcina administrativă a colectării documentelor de pe personalul dvs. În loc să se bazeze pe preparatori pentru a construi manual liste de cereri de documente pentru fiecare client, platforma auto-generează DRL-uri din fișiere CSV - astfel încât echipa dvs. începe fiecare angajament cu cererile corecte deja în vigoare.
De asemenea, oferă:
* Chestionare personalizate pentru clienți bazate pe datele clienților din anul precedent * Mementouri și notificări automate pentru a menține clienții responsabili pentru termenele limită * Urmărirea progresului în timp real pentru a vedea ce au și nu au realizat clienții dvs. * Semnături electronice pe orice document * Livrare în 3-4 minute pentru declarațiile fiscale
În loc să jongleze cu cinci aplicații SaaS diferite sau să urmărească manual ce vă datorează încă fiecare client, personalul dvs. are un sistem centralizat care afișează exact ce lipsește, ce a fost primit și ce este gata să avanseze, automat.
**Hack 4: Automatizați reconcilierea K-1**
Pregătirea K-1 însemna ore de reclassificare a datelor de pe pagina suplimentară, urmată de verificarea manuală pentru a confirma că totul s-a legat. Este consumator de timp, predispus la erori și o pierdere semnificativă de energie pentru preparatori.
**Cum funcționează reconcilierea automată K-1**
Funcția K-1 Reclass de la SPbinder folosește inteligența artificială pentru a sugera categorii corecte de venituri și cheltuieli prin meniuri simple derulante, învățând din modul în care firma dvs. a clasificat elemente similare înainte.
* Inteligența artificială sugerează categorii corecte de venituri și cheltuieli * Preparatorii selectează clasificări din meniurile derulante * Datele se exportă direct în software-ul fiscal * Referințele încrucișate rămân intacte pe tot parcursul procesului
Documentele de lucru K-1 care obișnuiau să dureze ore întregi acum durează minute, cu o pistă curată, documentată de la K-1 original până la declarația finală. Fără reconciliere manuală, fără incertitudine dacă sumele se leagă.
**Ce fel de firme folosesc software de automatizare a pregătirii declarațiilor fiscale?**
Instrumentele de automatizare cu impact ridicat nu se limitează doar la firmele mijlocii și mari. Mii de mici practici fiscale din întreaga țară economisesc zeci de ore în fiecare sezon aglomerat prin automatizarea introducerii datelor, indexarea documentelor de lucru, asamblarea listei de solicitări de documente și pregătirea K-1.
Pentru a vedea cum firma dvs. ar putea petrece cu până la 65% mai puține clicuri pe parcursul fluxurilor de lucru de colectare a documentelor și de pregătire a impozitelor, verificați modul în care software-ul nostru de automatizare a pregătirii impozitelor se aliniază cu obiectivele firmei dvs.