Liderii financiari au depășit raportarea reactivă și se îndreaptă către luarea proactivă a deciziilor, făcând din calitatea datelor master un avantaj strategic fundamental pentru organizații. Guvernarea Datelor Master (Master Data Governance - MDG) servește drept o fundație esențială pe care organizațiile nu își mai pot permite să o ignore.
Calitatea datelor master stabilește o relație directă cu performanța financiară a afacerii, producând rezultate cuantificabile care au un impact direct asupra succesului organizațional. Organizațiile care implementează Guvernarea Datelor Master cu SAP raportează o precizie mai bună, împreună cu un timp mai rapid până la obținerea valorii prin fluxuri de lucru automatizate și reguli de validare standardizate, conform SAP.
Într-un exemplu, datele master financiare de la Coca-Cola European Partners au fost eficientizate prin implementarea SAP MDG, ceea ce a permis companiei să accelereze timpul de lansare pe piață a noilor produse. Automatizarea proceselor sale, alături de crearea unui sistem unificat de adevăr, i-a ajutat să obțină o conformitate îmbunătățită și o reducere a erorilor, ceea ce a îmbunătățit viteza operațiunilor financiare.
Siemens a înregistrat rezultate pozitive similare. Prin implementarea SAP MDG, a obținut o îmbunătățire a acurateței de peste 25% în datele clienților și furnizorilor, reducând în același timp greșelile facturilor și aparițiile înregistrărilor duplicate. Prin îmbunătățirea eficienței capitalului de lucru, Siemens a obținut beneficii financiare și a redus costurile administrative care proveneau din operațiunile de curățare a datelor master. A raportat un timp de procesare mai rapid, cheltuieli reduse, costuri mai mici ale proiectelor IT și a necesitat mai puțin capital de lucru.
Aceste câștiguri nu sunt izolate. Utilizarea datelor inexacte duce la greșeli de prețuri și la defalcarea reconcilierii, care produc erori multiplicatoare care afectează toate procesele sistemului financiar. Echipele financiare care se îndoiesc de datele lor de lucru devin nesigure în capacitățile lor de luare a deciziilor, afectând negativ performanța generală.
Înființarea MDG reprezintă doar primul pas. Organizațiile trebuie să implementeze o structură de guvernare definită pentru a-și menține succesul în viitor. Cele care ating niveluri ridicate de performanță tind să implementeze un cadru federalizat prin care plasează administratorii de date în interiorul unităților de afaceri, sub standardele corporative. Modelul oferă organizațiilor atât capacități puternice de supraveghere centralizată, cât și o execuție operațională flexibilă. Sistemul stabilește roluri precise pentru originea și validarea datelor, împreună cu responsabilitățile de întreținere, toate susținute de fluxuri de lucru automatizate și piste de audit pentru a impune standardele de conformitate.
Un alt exemplu este integrarea SAP MDG cu platforma de partajare a datelor CDQ de la Tetra Pak, permițând companiei să combine crearea datelor despre clienți în diferite linii de afaceri într-un singur proces eficientizat care a îmbunătățit viteza de integrare financiară.
Implementarea sistemelor MDG produce rezultate transformative atunci când realizează o integrare completă cu modulele financiare de bază. Sistemele MDG care se conectează la SAP FICO și Oracle Financials permit validarea instantanee a datelor pentru înregistrările furnizorilor, clienților și produselor care actualizează imediat registrul general și conturile de plătit, achizițiile și sistemele de trezorerie. Implementarea reduce șansele de duplicare a datelor și date inconsistente, permițând în același timp acțiuni operaționale mai rapide și mai sigure.
Organizațiile pot determina rentabilitatea financiară a eforturilor lor de implementare MDG, analizând metrici care depășesc îmbunătățirile inițiale ale calității datelor. Companiile monitorizează indicatori cheie de performanță care includ durata ciclului lunar de închidere și frecvența corectării auditului, împreună cu ratele de apariție a facturilor duplicate și valorile Days Sales Outstanding și Days Payable Outstanding. Programele de gestionare a datelor master din organizații duc la o productivitate mai bună a echipei financiare cu 15-20%, în timp ce timpii de validare a datelor scad cu 40%, conform McKinsey & Company.
Am văzut asta direct când am fost implicat în găsirea unei soluții pentru o companie multinațională de producție care avea SAP ECC în America de Nord, Oracle Financials în APAC și un sistem de achiziții personalizat în EMEA. Datele lor despre furnizori și materiale erau inconsistente în diferite regiuni, ceea ce a dus la ineficiențe și expunere la reglementări. Prin implementarea SAP MDG ca un hub centralizat pe S/4HANA și integrarea lui cu toate sistemele sursă prin SAP PI/PO sau CPI și API-uri personalizate, am redus duplicarea furnizorilor cu 85%, am automatizat sincronizările de date în timp real între șase sisteme și am redus timpul de integrare a furnizorilor de la 10 zile la doar 3. CFO-ul putea acum să aibă încredere în datele despre furnizori din toate entitățile, iar echipa de achiziții opera cu o eficiență și o încredere mult mai mari.
Într-un alt proiect global, clientul nostru avea un peisaj IT extrem de fragmentat, cu peste 50 de sisteme ERP, inclusiv multiple instanțe SAP, Oracle, Salesforce, JD Edwards și diverse platforme vechi. Scopul nostru a fost de a eficientiza și centraliza toate datele master într-un singur sistem SAP S/4HANA folosind SAP MDG. Una dintre principalele provocări cu care ne-am confruntat a fost inconsecvența formatelor datelor master, în special lungimile numerelor de înregistrare, care variau de la un sistem la altul. De exemplu, ID-urile furnizorilor într-un sistem erau numerice cu șase cifre, în timp ce un altul folosea coduri alfanumerice de până la 15 caractere. Acest lucru a creat un obstacol major pentru armonizare și validare.
Pentru a rezolva această problemă, ne-am coordonat cu persoana de contact pentru fiecare sistem pentru a înțelege structurile locale de date, logica de afaceri și dependențele. Am aplicat tehnici inteligente de mascare și completare a numerelor în timpul integrării, asigurându-ne că înregistrările și-au păstrat unicitatea, conformându-se în același timp cerințelor de format SAP. Am folosit, de asemenea, reguli de transformare și tabele de căutare pentru a mapa ID-urile vechi la noua structură globală de numerotare. În plus, ne-am ocupat de problemele de localizare a limbii și a monedei, de gestionarea înregistrărilor duplicate în diferite regiuni și de informațiile fiscale inconsistente.
Pentru a asigura calitatea datelor, am implementat un motor de curățare bazat pe reguli și un proces de creare a înregistrărilor de aur în SAP MDG. Acest lucru ne-a permis să unim, să îmbogățim și să guvernăm înregistrările master centralizat înainte de a distribui datele curate înapoi către sistemele conectate. O implementare de succes necesită, de asemenea, fluxuri de lucru de guvernare bine definite. Lucrez cu părțile interesate din afaceri pentru a crea cereri de modificare bazate pe roluri, cu căi de aprobare clare și validări încorporate, cum ar fi verificări duplicate sau câmpuri de conformitate specifice regiunii. Pentru a îmbunătăți calitatea datelor, folosim SAP Information Steward sau alte instrumente de profilare pentru a curăța înregistrările vechi înainte de a le încărca în MDG. Acest lucru trebuie să devină standardul, nu doar o strategie.
Valoarea de bază a SAP MDG constă în capacitatea sa de a stabili o singură sursă de adevăr pentru datele master. Permite organizațiilor să centralizeze crearea, validarea și aprobarea înregistrărilor master critice, cum ar fi furnizorii, clienții, materialele și centrele de cost, folosind fluxuri de lucru și reguli de afaceri predefinite. Acest lucru asigură că numai date curate, conforme și complet aprobate ajung în sistemele operaționale. Cu piste de audit, acces bazat pe roluri și urmărire robustă a modificărilor, MDG ajută companiile să îndeplinească cerințele de reglementare, îmbunătățind în același timp eficiența operațională. Cu toate acestea, în peisajele în care SAP coexistă cu platforme precum Oracle, Microsoft Dynamics sau sisteme interne, adevărata provocare devine asigurarea unui schimb de date și a unei armonizări fără probleme.
A trecut timpul ca liderii financiari să decidă cu privire la investițiile în Guvernarea Datelor Master, deoarece problema reală implică acum implementarea rapidă a acesteia în operațiunile lor. Lumea cere decizii bazate pe date, deoarece acuratețea reprezintă principiul de bază în operațiunile moderne. Suresh Sadhu Consultant SAP și analist de afaceri, Castleton Commodities International