SQMS 1 explicat: Un ghid practic pentru managementul calității la nivel de firmă
Thomson Reuters Tax & Accounting 2 Septembrie 2025 · 8 minute de citire
Firmele și profesioniștii CPA se adaptează la noile cerințe de management al calității în conformitate cu Declarația AICPA privind Standardele de Management al Calității Nr. 1 (SQMS 1), care introduce o abordare mai cuprinzătoare a managementului calității. SQMS 1 depășește abordarea bazată pe politici a SQCS Nr. 8, solicitând firmelor să dezvolte o abordare bazată pe risc care identifică obiectivele și riscurile de calitate, implementează răspunsuri adecvate și sprijină monitorizarea și îmbunătățirea continuă. Standardul subliniază o abordare bazată pe risc, în care firmele își adaptează sistemele de management al calității la circumstanțele și bazele lor specifice de clienți. Cu o dată limită de implementare de 15 decembrie 2025, firmele au ocazia să-și consolideze procesele de calitate și să gestioneze mai bine riscurile în cadrul practicilor lor.
În loc să considere SQMS 1 ca pe o funcție administrativă sau de conformitate, firmele pot valorifica procesul de implementare pentru a evalua și îmbunătăți sistemele lor de calitate existente. Indiferent dacă sunteți un practician individual sau faceți parte dintr-o firmă cu mai multe birouri, acest ghid vă va ajuta să înțelegeți ce înseamnă cu adevărat SQMS 1, de ce este important și, cel mai important, cum să îl implementați eficient în mediul dvs. unic.
Ce este SQMS 1?
SQMS Nr. 1, Sistemul de Management al Calității al unei Firme, aduce o nouă abordare menită să ajute firmele să își atingă obiectivele de calitate. Acesta impune fiecărei firme să stabilească și să opereze un sistem de management al calității adaptat naturii și circumstanțelor sale.
SQMS 1 constă în:
* Opt componente de calitate interdependente * Obiective de calitate în cadrul fiecărei componente de calitate * Cerințe non-componente pentru a stabili așteptări pentru menținerea și desfășurarea celor opt componente și pentru a stabili cadrul pentru sistem: inclusiv cerințe de rețea, documentare și aplicarea și respectarea cerințelor relevante.
Se aplică pe scară largă firmelor care efectuează audituri, revizuiri, compilări, pregătiri și angajamente de atestare. De asemenea, înlocuiește fostul standard de control al calității, SQCS Nr. 8, și separă cerințele la nivel de firmă prin stabilirea unui standard separat pentru procesul de revizuire a calității angajamentului (SQMS 2). În cele din urmă, ajută la pregătirea terenului pentru cerințele de calitate la nivel de angajament (SAS 146, SSARS 26 și SSAE 23), care sunt efective pentru angajamentele cu perioade care încep la sau după 15 decembrie 2025.
Schimbări cheie în abordarea calității
Este important să rețineți că trecerea de la un sistem de control al calității la un sistem de management al calității nu este un exercițiu de „găsește și înlocuiește”. În esență, ceea ce firmele știau anterior ca sistem de control al calității mută standardele de la un accent pe angajament la un accent pe sistem. Deși multe concepte pot părea familiare, există modificări ale definițiilor și cerințelor care necesită o documentare mai robustă și o evaluare (cel puțin) anuală a sistemului de management al calității al firmei.
Noul cadru organizează calitatea prin cele opt componente de calitate interdependente (Procesul de Evaluare a Riscurilor, Guvernare și Leadership, Cerințe Etice Relevante, Acceptare și Continuare, Performanța Angajamentului, Resurse, Informare și Comunicare și Monitorizare și Remediere). Acest lucru subliniază ideea că calitatea nu este o listă de verificare, ci un sistem care servește drept cadru pentru calitate.
Patru componente vor genera probabil cele mai semnificative și consumatoare de timp modificări:
* Procesul de evaluare a riscurilor: Un nou proces de evaluare a riscurilor la nivel de firmă care leagă obiectivele de calitate de riscuri și răspunsuri. * Guvernare și leadership: Responsabilitate clară pentru calitate la vârf, cu acțiuni de leadership, alocare de resurse și comportamente așteptate pentru a consolida o cultură a calității. * Resurse (extins): Acoperirea se extinde acum dincolo de „resurse umane” pentru a include furnizori de servicii tehnologici, intelectuali și alții care vă sprijină sistemul. Așteptați-vă la mai multă documentație despre instrumente, instruire, metodologii și vânzători. * Monitorizare și remediere: O așteptare mai puternică de a identifica problemele, de a efectua analize ale cauzelor principale și de a remedia, mutând accentul de la remedieri unice ale angajamentelor la îmbunătățirea sistemului.
În cadrul acestor componente, standardul ridică standardul în ceea ce privește documentația, implicarea partenerilor, responsabilitatea și monitorizarea și îmbunătățirea continuă. Aceasta se mută de la „a face” la „a demonstra că ai făcut și că a funcționat”.
Cadrul bazat pe risc
Evaluarea riscurilor SQMS 1 implică un proces în trei pași:
* Pasul 1: Stabiliți obiectivele de calitate (standardul oferă un set de pornire). * Pasul 2: Identificați și evaluați riscurile de calitate, luând în considerare atât probabilitatea, cât și impactul riscului, înainte de a lua în considerare răspunsurile dvs. existente. * Pasul 3: Proiectați și implementați răspunsuri, inclusiv răspunsuri specificate cerute de standard, și evaluați dacă acestea funcționează eficient.
Răspunsurile pot aborda riscuri multiple și pot opera la nivel de firmă sau de angajament. Adaptarea este importantă: mixul dvs. de clienți, industriile, tehnologia, modelul de afaceri, personalul și afilierile la rețea (dacă este cazul) influențează toate riscul și răspunsurile de care veți avea nevoie. Unele firme dezvoltă un sistem de rating de risc (de exemplu, scăzut/mediu/ridicat) pentru a ajuta la analiză, deși standardul în sine nici nu susține, nici nu împiedică o firmă să facă acest lucru.
Începerea: Următorii pași pentru SQMS 1
Pe măsură ce organizațiile se adaptează la cerințele în evoluție ale SQMS 1, înțelegerea domeniului extins și a aplicării practice a standardului devine crucială. Următoarea secțiune prezintă modificări cheie, procese de bază și următorii pași acționabili pentru o implementare reușită.
* Atribuiți responsabilitatea: SQMS 1 definește atât „responsabilitatea finală”, cât și „responsabilitatea operațională” care trebuie atribuite. Faceți explicită responsabilitatea și actualizați sistemul de management al calității pe măsură ce rolurile și personalul se schimbă. * Construiește-ți planul pentru a termina: Nu mai rămâne mult timp pentru a construi sistemul de management al calității al firmei, a-l testa, a instrui firma și a coordona cu evaluarea colegială, după cum este necesar. Luați în considerare construirea unui plan cronologic sau Gantt pentru a reveni la termenul limită de 15 decembrie 2025. * Inventariați ceea ce aveți deja: Colectați politicile, procedurile, instruirea, instrumentele, listele de verificare și resursele vânzătorilor existente. Mapați-le la obiectivele de calitate relevante, după caz. * Mapați riscurile la răspunsuri și identificați lacunele: Pentru fiecare obiectiv de calitate, articulați riscul de a nu-l atinge și evaluați dacă răspunsurile dvs. curente sunt suficiente. Semnalați unde aveți nevoie de răspunsuri noi sau îmbunătățite. * Documentați totul: Evaluatorul dvs. colegial se va aștepta la o legătură clară de la obiectiv → risc → răspuns, plus dovezi de funcționare și remediere. * Instruiți conducerea și echipele de angajament: Partenerii trebuie să fie „implicați în mod adecvat și adecvat” - mai devreme și mai vizibil - și echipele trebuie să înțeleagă noile așteptări în planificare, revizuire și scepticism profesional. * Comunicați cu evaluatorul colegial din timp: Aliniați-vă cu privire la așteptări, termene și dovezi, astfel încât să nu existe surprize.
Instrumente și resurse SQMS 1
Construirea unui sistem robust de management al calității beneficiază adesea de o abordare atentă și structurată, în care principiile de calitate sunt integrate în toate aspectele operațiunilor unei firme. Atunci când obiectivele, riscurile și răspunsurile sunt aliniate, acesta poate încuraja în mod natural o cultură a îmbunătățirii continue și o rezistență mai mare pe termen lung.
Luați în considerare aceste instrumente și resurse în timp ce vă pregătiți:
* Ghidul PPC pentru Managementul Calității: Materiale actualizate pentru SQMS 1 și 2 - inclusiv liste de verificare și ghid de implementare - pentru a vă ajuta să vedeți „înainte și după” și să accelerați personalizarea firmei dvs. Ghidul include, de asemenea: * Exemple de politici și proceduri atât pentru proprietarii unici, cât și pentru firmele mici și mijlocii * Un exemplu de grilă de evaluare a riscurilor * Oportunități de instruire: AuditWatch Training Solutions oferă un curs de 6 ore pentru a oferi firmelor sfaturi practice pentru dezvoltarea unui cronologie, construirea evaluării riscurilor și pregătirea pentru implementare. * Pagina de Management al Calității AICPA: Această resursă cuprinzătoare oferă informații aprofundate despre noile standarde, esențiale pentru înțelegerea și implementarea modificărilor.
Trasarea drumului firmei dvs. înainte
Pe măsură ce firmele navighează în peisajul în evoluție al managementului calității, adoptarea SQMS 1 marchează o mișcare esențială de la remedieri incrementale la nivel de angajament la un sistem cuprinzător, orientat spre viitor. Dacă începeți acum - atribuirea de proprietari și responsabilități, maparea riscurilor și răspunsurilor, actualizarea documentației și încorporarea instruirii și remedierii consistente în cultura firmei dvs. - puneți bazele pentru îmbunătățirea continuă și rezistența.
Resursele evidențiate mai sus, inclusiv instrumente practice, politici și oportunități de instruire, cum ar fi AuditWatch, vă pot accelera călătoria și vă pot ajuta să respectați termenele viitoare cu încredere.
Vreți să aflați mai multe? Nu ratați restul seriei noastre de blog pe măsură ce despachetăm noile standarde și oferim informații acționabile pentru a sprijini succesul firmei dvs.
SQMS Nr. 3 – Modificări aduse secțiunilor QM 10, Sistemul de management al calității al unei firme și 20, Revizuiri ale calității angajamentelor
SQMS Nr. 3 modifică limbajul SQMS 1 și 2 pentru a se conforma cu limbajul SAS Nr. 149, care abordează auditurile de grup. De asemenea, oferă îndrumări cu privire la diferența dintre o resursă și un sistem de informații în cadrul sistemului de management al calității al unei firme. Data sa de intrare în vigoare este concomitentă cu SQMS 1 și 2.